گوگل شیٹس ایک آسان ٹول ہے جسے آپ اپنے ملازمین ، ساتھیوں ، طلباء اور دوستوں کے ساتھ تعاون کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔ چونکہ جس کو بھی گوگل شیٹ تک رسائی حاصل ہے وہ اس میں آسانی سے تبدیلیاں کرسکتا ہے ، لہذا غلط اندراجات اور غلط ڈیٹا کو ان پٹ کیا جاسکتا ہے۔
مثال کے طور پر ، یہ کہتے چلیں کہ اسپریڈشیٹ میں کوئی تاریخ کالم ہے۔ صارف تاریخ یا متن کی شکل میں اندراج کرسکتا ہے (یعنی ، 15/10/2015 یا 15.10.2019)۔ مؤخر الذکر اعداد و شمار کا حساب لگانا اور چھانٹنا مشکل بنائے گا۔
خوشخبری یہ ہے کہ ، ڈیٹا کی توثیق کی خصوصیت کے ساتھ ، آپ شیٹ پر خلیوں یا مخصوص حدود میں سخت کنٹرول نافذ کرسکتے ہیں تاکہ صارفین کو ایسی کسی بھی چیز میں داخل ہونے سے روکا جاسکے جو آپ کے مقرر کردہ پیرامیٹرز پر پورا نہیں اترتا ہے۔
اس ہدایت نامہ میں ، ہم تبادلہ خیال کریں گے کہ خصوصیت کو کس طرح استعمال کیا جائے۔ آپ یہ بھی سیکھیں گے کہ شیٹ پروٹیکشن کو پوری شیٹ یا اس پر منتخب علاقوں کو مقفل کرنے کے لئے کس طرح استعمال کرنا ہے۔
گوگل شیٹس میں ڈیٹا کی توثیق کا استعمال کیسے کریں
گوگل شیٹس میں کسی سیل یا رینج میں ڈیٹا کی توثیق شامل کرنے کا طریقہ یہ ہے:
- اپنا براؤزر لانچ کریں۔
- یو آر ایل بار میں //docs.google.com/spreadsheets/ داخل کریں اور اپنے کی بورڈ پر انٹر دبائیں۔
- اسپریڈشیٹ کھولیں جس میں آپ ترمیم کرنا چاہتے ہیں۔
- آپ جس سیل یا حد کو درست کرنا چاہتے ہیں اسے نمایاں کریں۔
- مینو بار میں ڈیٹا پر کلک کریں اور پھر سیاق و سباق کے مینو میں سے ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں۔
- کھلنے والی ونڈو میں ، ’پیمائش‘ ڈراپ ڈاؤن کو وسعت دیں اور اس طرح کے اعداد و شمار کا انتخاب کریں جو آپ کے منتخب کردہ خلیوں میں استعمال کرسکتے ہیں (مثال کے طور پر تاریخ ، نمبر ، متن اور اسی طرح)۔
- اب ، "غلط اعداد و شمار پر:" آپشن میں ، آپ یہ منتخب کرسکتے ہیں کہ جب صارف غلط اعداد و شمار میں داخل ہوتا ہے تو آپ انتباہ ظاہر کرنا چاہتے ہیں یا داخلے سے انکار کرتے ہیں اور غلطی کا پیغام ظاہر کرتے ہیں۔
اگر آپ ‘انتباہ دکھائیں’ کا انتخاب کرتے ہیں تو ، صارف کو سیل کے لئے مقرر کردہ ہدایات کے بارے میں مطلع کیا جائے گا لیکن اندراج کو مسترد نہیں کیا جائے گا۔ بلکہ ، اسے سرخ اشارے سے نشان زد کیا جائے گا۔
لیکن اگر آپ ‘ان پٹ کو مسترد کریں’ کا انتخاب کرتے ہیں تو ، داخلے کی اجازت نہیں ہوگی اور صارف کو ایک خرابی ملے گی جس میں کہا گیا ہے کہ ، "آپ کے درج کردہ ڈیٹا نے اس سیل میں طے شدہ ڈیٹا کی توثیق کے اصولوں کی خلاف ورزی کی ہے۔"
- اگر آپ ‘ان پٹ کو مسترد کریں’ کا انتخاب کرتے ہیں تو ، آپ اس چیک باکس کو نشان زد کرسکتے ہیں جس میں کہا گیا ہے ، "ظاہری شکل" کے اختیار میں "توثیق میں مدد کا متن دکھائیں:"۔ پھر ایک مددگار پیغام ٹائپ کریں جو صارف کو دکھائے گا کہ اعداد و شمار کے درست ہونے کے لئے کیا ضروری ہے۔
وہاں آپ کے پاس ہے۔ اب آپ جانتے ہیں کہ ورک شیٹ میں ڈیٹا کے اندراج کو کیسے روکنا ہے۔
گوگل شیٹس میں کالم کیسے لاک کریں
آپ سیل ، حدود یا پوری اسپریڈشیٹ کو لاک کرسکتے ہیں تاکہ اجازت کے بغیر ان میں ترمیم نہیں ہوسکتی ہے۔
ایسا کرنے کے لئے ان آسان اقدامات پر عمل کریں:
- اپنا براؤزر لانچ کریں۔
- یو آر ایل بار میں //docs.google.com/spreadsheets/ داخل کریں اور اپنے کی بورڈ پر انٹر دبائیں۔
- اس اسپریڈشیٹ کو کھولیں جس کی آپ حفاظت کرنا چاہتے ہیں۔
- سیل ، کالم یا قطار کو نمایاں کریں جس کو آپ لاک کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ چاہیں تو آپ پوری ورک شیٹ کو بھی اجاگر کرسکتے ہیں۔
- منتخب کردہ سیلوں میں سے ایک پر دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو میں سے "حد اطلاق سے حفاظت کریں…" منتخب کریں۔
- ظاہر ہونے والے ڈائیلاگ میں ، آپ نے منتخب کردہ سیل یا رینج کی تفصیل درج کریں اور پھر بٹن پر کلک کریں جس میں کہا گیا ہے ، "اجازت نامے مقرر کریں۔"
- اب ، آپ 'اس رینج میں ترمیم کرتے وقت انتباہ ظاہر کرنے' کا انتخاب کرسکتے ہیں یا 'اس حد کو ایڈٹ کرسکتے ہیں اس پر پابندی لگائیں۔' اگر آپ بعد کا انتخاب کرتے ہیں تو ، ڈراپ ڈاؤن مینو کو بڑھا دیں اور پھر یہ منتخب کریں کہ کیا آپ صرف اور آپ دوسرے صارفین کو بھی چاہتے ہیں۔ منتخب کردہ فیلڈز میں ترمیم کرنے کے قابل ہونا۔
ہم امید کرتے ہیں کہ یہ رہنما آپ کے لئے کارآمد ثابت ہوا ہے۔
جب صارفین سے ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور جب آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کی اسپریڈشیٹ میں شامل اندراجات غلطیوں سے پاک ہوں تو شیٹ کا تحفظ مددگار ثابت ہوتا ہے۔
دوسری طرف ، ڈیٹا کی توثیق اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ صارف خراب خراب ڈیٹا جمع نہ کریں۔ یہ خاص طور پر مفید ہے جب آپ کو فارمولے مرتب کرنے یا آٹومیشن کے کاموں کو انجام دینے کی ضرورت ہو جب غلط ڈیٹا فارمیٹس کو استعمال کیا گیا ہو تو وہ صحیح طریقے سے کام نہیں کرے گا۔
اس نوٹ پر ، اب ہم آپ کو اس اشارے کے ساتھ چھوڑیں گے: اپنے کمپیوٹر کو ہمیشہ بدنیتی پر مبنی اشیاء سے محفوظ رکھیں جو سسٹم کے خراب ہونے اور ڈیٹا کے خراب ہونے کا سبب بن سکتا ہے۔ آج کل سسٹم اسکین چلانے کے لئے آزلوگکس اینٹی میل ویئر کا استعمال کریں۔ اپنے آپ کو ذہنی سکون دو جس کے آپ مستحق ہیں۔
براہ کرم ہمیں نیچے والے حصے میں کوئی تبصرہ کرنے کے لئے آزاد محسوس کریں۔
ہم آپ سے سننا پسند کریں گے۔
